MAKSUD DAN KEGUNAAN RANCANGAN PERNIAGAAN

RANCANGAN PERNIAGAAN: PENGENALAN

Selepas mengenal pasti dan memilih satu peluang perniagaan yang sesuai, usahawan perlu membuat perancangan yang teratur supaya perniagaan yang dirancang dapat dilaksanakan dengan berkesan dan sumber-sumber perniagaan dapat digunakan dengan lebih cekap. Selepas memilih satu peluang perniagaan, langkah seterusnya ialah menyediakan sebuah rancangan atau pelan perniagaan yang lengkap. Apakah yang dimaksudkan dengan rancangan perniagaan? Rancangan perniagaan adalah sebuah dokumen bertulis yang menerangkan perkara yang berkaitan dengan perniagaan yang hendak dilaksanakan. Dokumen tersebut mengandungi maklumat yang berkaitan dengan produk atau perkhidmatan yang hendak ditawarkan serta perancangan terperinci mengenai aspek pemasaran, pengurusan, operasi dan rancangan kewangan perniagaan. Rancangan perniagaan sering juga dikenali sebagai kertas projek atau kertas kerja.

Kepentingan Rancangan Perniagaan

Salah satu kepentingan menyediakan rancangan perniagaan ialah untuk menilai sama ada peluang perniagaan yang ingin diterokai berdaya maju atau sebaliknya. Penilaian sesuatu peluang perniagaan perlu diasaskan kepada fakta dan maklumat terkini. Banyak perniagaan gagal selepas beberapa tahun dilaksanakan. Ini disebabkan oleh kegagalan pengusaha menyediakan rancangan perniagaan yang berkesan. Dalam apa jua bidang perniagaan yang ingin diceburi, penyediaan rancangan perniagaan yang lengkap merupakan langkah yang sangat penting. Seringkali dikatakan bahawa jika seseorang berhasrat untuk memulakan sebuah perniagaan tetapi gagal untuk membuat perancangan, sebenarnya dia merancang kegagalannya sendiri dalam perniagaan tersebut. Kepentingan menyediakan rancangan perniagaan secara bertulis atau dalam bentuk dokumen seringkali diabaikan oleh usahawan kecuali apabila diperlukan untuk memohon pembiayaan. Sebab itu dokumen ini sering dikaitkan dengan permohonan pinjaman daripada bank atau institusi kewangan. Keperluan menyediakan dokumen ini dilihat sebagai memenuhi syarat permohonan sahaja. Tanggapan ini menyebabkan kebanyakan usahawan sukar menilai kepentingan dan keperluan menyediakan sebuah rancangan perniagaan. Setelah permohonan mereka diluluskan (atau mungkin ditolak) dokumen tersebut tidak lagi dirujuk untuk melaksanakan projek yang dirancang. Besar kemungkinan ini berlaku kerana dokumen tersebut disediakan oleh pihak lain yang dibayar perkhidmatannya. Oleh yang demikian maklumat yang terkandung dalam rancangan perniagaan berkenaan tidak menggambarkan hasrat sebenar usahawan. Sebaliknya ia cenderung untuk mempengaruhi dan meyakinkan pihak penilai untuk meluluskan permohonan pinjaman atau pembiayaan. Rancangan perniagaan bukan sahaja penting untuk tujuan memohon pembiayaan kewangan tetapi dokumen ini juga disediakan untuk tujuan-tujuan berikut:

1. Rancangan perniagaan sebagai pelan atau “peta” yang diperlukan bagi mengendalikan aktiviti perniagaan. Dokumen ini membantu usahawan mengkaji semula atau mengubahsuai aktiviti dan halatuju yang telah ditetapkan semasa memulakan dan mengendalikan perniagaan.

2. Sebagai panduan untuk mengurangkan risiko kegagalan perniagaan dengan membuat nggaran dan perkiraan hasil dan kos yang terlibat dalam perniagaan yang dirancang. Oleh itu, usahawan akan mengkaji dan menilai sesebuah rancangan perniagaan (berasaskan maklumat terkini) sebelum membuat keputusan untuk memulakannya. Secara tidak langsung penyediaan rancangan perniagaan memerlukan usahawan mengumpul maklumat terkini dalam pasaran.

3. Rancangan perniagaan juga disediakan untuk mengira jumlah modal atau wang yang diperlukan bagi memulakan atau mengembangkan perniagaan. Oleh itu, penyediaan dokumen ini dapat membantu usahawan mengenal pasti jumlah modal permulaan dan sumber pembiayaan yang diperlukan.

4. Penyediaan rancangan perniagaan membantu usahawan memahami dengan mendalam mengenai bidang perniagaan yang bakal diceburi. Usahawan perlu mengetahui setiap aspek pengurusan perniagaan seperti pemasaran, pentadbiran, operasi dan kewangan.

5. Rancangan perniagaan juga merupakan dokumen yang boleh digunakan untuk mengawal kegiatan perniagaan. Ini dapat membantu usahawan membandingkan pencapaian sebenar dengan apa yang telah dirancang sebelum ini. Ramai usahawan berasa ragu atau enggan menyediakan rancangan perniagaan kerana beranggapan ianya satu kerja rumit dan remeh, dan beranggapan perniagaan atau projek boleh terus dijalankan tanpa perlu didokumenkan. Walau bagaimanapun, adalah lebih mudah untuk merujuk semula rancangan perniagaan yang ditulis secara teratur (walaupun ringkas) berbanding ‘perancangan’ yang bergantung kepada daya ingatan semata-mata.

Pembaca Sasaran Rancangan Perniagaan

Memahami sasaran pembaca rancangan perniagaan adalah penting. Ini bertujuan untuk memastikan rancangan perniagaan yang disediakan dapat meyakinkan pembaca yang disasarkan. Pembaca sasaran merujuk kepada pihak yang akan menggunakan rancangan perniagaan berkenaan untuk tujuan-tujuan khusus. Antara pihak yang disasarkan adalah seperti berikut:

1. Usahawan

Pembaca atau pengguna utama rancangan perniagaan ialah usahawan. Sebagai pengusaha atau pemilik perniagaan usahawan perlu mengetahui selok-belok projek yang bakal dilaksanakan dengan terperinci. Oleh itu, penyediaan rancangan perniagaan dapat membantu usahawan merancang dan membuat keputusan dengan lebih berkesan. Di samping itu usahawan juga dapat menilai daya maju projek dari aspek pemasaran, pentadbiran, operasi dan kewangan.

2. Pelabur

Usahawan mungkin memerlukan pihak lain untuk melabur dalam projek yang dirancang. Pihak-pihak tertentu seperti pemodal teroka atau pelabur persendirian perlu diyakinkan agar mereka berminat untuk berkongsi keuntungan dengan membuat pelaburan dalam perniagaan tersebut. Lazimnya mereka meneliti rancangan perniagaan untuk menilai sama ada perniagaan tersebut mampu memberi pulangan yang baik terhadap pelaburan yang bakal dibuat.

3. Bank

Bank dan institusi kewangan lain merupakan pihak yang boleh membantu usahawan memperoleh pembiayaan bagi melaksanakan projek perniagaan yang dirancang. Sebagai pembiaya, bank dan institusi kewangan memerlukan maklumat berhubung kedudukan kewangan perniagaan dari aspek kecairan wang tunai dan keuntungan perniagaan. Kecairan tunai dan keuntungan dapat memastikan kelangsungan perniagaan dan kemampuan perniagaan untuk membayar balik pinjaman yang dipohon. Oleh itu, pihak bank dan institusi kewangan perlu meneliti dan menilai rancangan perniagaan untuk memastikan perniagaan yang dirancang berdaya maju dan berkemampuan untuk membayar balik pinjaman.

4. Pembekal Kredit

Lazimnya, agak sukar bagi sebuah perniagaan baru untuk mendapatkan kemudahan bekalan bahan secara kredit daripada pembekal. Bagaimanapun, terdapat pembekal yang bersedia untuk menawarkan kemudahan ini jika usahawan dapat meyakinkan mereka tentang kemampuannya untuk membayar balik hutang dalam tempoh yang ditetapkan. Oleh itu, rancangan perniagaan dapat membantu usahawan meyakinkan pembekal mengenai kemampuan perniagaan untuk membayar balik hutang tersebut.

5. Pihak lain

Rancangan perniagaan juga dapat meyakinkan pihak-pihak lain mengenai daya maju perniagaan yang dirancang. Sebagai contoh, pihak yang menawarkan tender untuk bekalan sesuatu produk atau perkhidmatan memerlukan maklumat mengenai kemampuan usahawan untuk membekal produk atau perkhidmatan tersebut. Usahawan perlu menyediakan rancangan perniagaan yang membentangkan maklumat yang boleh meyakinkan pihak yang mengeluarkan tender tersebut. Di samping itu, rancangan perniagaan juga boleh menarik minat pekerja yang berkebolehan untuk berkhidmat dengan usahawan. Kebanyakan perniagaan bersaiz kecil dan sederhana menghadapi masalah mendapatkan pekerja yang berkebolehan. Pekerja lebih berminat untuk berkhidmat dengan perniagaan besar kerana kebanyakan mereka beranggapan bahawa perniagaan besar mempunyai kedudukan kewangan yang teguh dan masa hadapan yang lebih baik berbanding perniagaan kecil dan sederhana. Oleh itu, rancangan perniagaan boleh meyakinkan bakal pekerja mengenai prestasi dan kedudukan kewangan perniagaan pada masa hadapan.

Penulisan Rancangan Perniagaan

Sebuah rancangan perniagaan lazimnya disediakan atau ditulis mengikut format yang telah diterima umum. Isi kandungan rancangan perniagaan merangkumi perkara-perkara utama iaitu aspek pemasaran, operasi, pengurusan dan kewangan. Bagaimanapun, bilangan halaman sesebuah rancangan perniagaan bergantung kepada jenis atau bentuk perniagaan yang hendak dijalankan. Ringkasnya, rancangan perniagaan perlu membentangkan semua maklumat penting mengenai perniagaan yang dirancang bagi meyakinkan pihak yang membaca, tetapi tidak terlalu panjang sehingga membosankan pembaca. Tiada peraturan khusus yang ditetapkan berhubung jumlah halaman sesebuah rancangan perniagaan. Namun begitu, Small Business Administration (SBA) di Amerika Syarikat mencadangkan, secara purata, sebuah rancangan perniagaan yang berkesan mengandungi 30 hingga 40 halaman, termasuk lampiran dan dokumen-dokumen sokongan.

Siapakah yang sepatutnya menulis rancangan perniagaan berkenaan? Rancangan perniagaan boleh ditulis sama ada oleh usahawan atau pakar perunding. Sebelum menentukan sama ada rancangan perniagaan perlu ditulis sendiri oleh usahawan atau menggunakan khidmat pakar perunding, kebaikan dan keburukannya wajar dipertimbangkan. Menggunakan khidmat pakar perunding mungkin dapat menjimatkan masa dan tenaga, namun isi kandungan rancangan perniagaan yang disediakan belum pasti bertepatan dengan hasrat dan kemampuan sebenar usahawan. Untuk menyediakan sebuah rancangan perniagaan yang baik, seorang pakar perunding mungkin terpaksa mendapatkan maklumat terperinci daripada usahawan dan ini akan mengambil masa yang lama. Oleh itu, adalah lebih baik jika usahawan sendiri yang menyediakan rancangan perniagaannya sendiri. Faedah utama menyediakan rancangan perniagaan sendiri ialah ‘memaksa’ usahawan untuk mencari maklumat terkini dan mengetahui semua aspek yang membabitkan perniagaan yang dirancang. Masa dan tenaga yang disumbangkan dalam penyediaan rancangan perniagaan tidak merugikan kerana usahawan berpeluang mempelajari lebih mendalam selok-belok perniagaan yang bakal dilaksanakan. Walau bagaimanapun, khidmat pakar perunding boleh digunakan untuk meneliti dan menilai rancangan perniagaan yang telah disediakan oleh usahawan. Ini bertujuan membantu usahawan mengenal pasti beberapa aspek yang perlu diperbaiki sebelum dinilai oleh pihak pembiaya. Namun begitu yuran perkhidmatan yang perlu dibayar kepada perunding mungkin membebankan usahawan kerana kebanyakan usahawan jarang membuat peruntukan terhadap perbelanjaan ini.